Kuidas korraldada reklaamiagentuuride konkurssi
Eesti Reklaamiagentuuride Liit on koostanud reklaamiagentuuride konkursi korraldamise üldjuhendi, mille alljärgnevaid printsiipe soovitab ERAL järgida nii konkursside korraldajatel kui kõikidel Eesti reklaamiagentuuridel ja -firmadel. Juhend on pälvinud Konkurentsiameti heakskiidu ja kinnitatud Eesti Reklaamiagentuuride Liidu üldkoosoleku otsusega 11.09.2003.
Juhendi eesmärk
Juhendi eesmärk on luua heale äritavale vastavad tingimused seaduste ja erialaste kokkulepete sätetele vastava vaba konkurentsi rakendumiseks reklaamitellimuste hankimisel. Samuti on eesmärk:
Aidata reklaamiagentuuride konkursi korraldajal (edaspidi tekstis “klient”) konkurssi läbi viia, kui on otsustatud sellisel viisil agentuuri leida.
Edendada reklaamiagentuuride omavahelist konkurentsi teenuste valiku, kvaliteedi ning heale äritavale vastavate tööde kavandamise ja teostamise osas.
Mis on reklaamiagentuuride konkurss?
Reklaamiagentuuride konkurss on kliendi poolt sama lähteülesande (tellimuse) alusel erinevatelt reklaamiagentuuridelt (-firmadelt) konkureerivate loovideede, lahenduste, pakkumiste, strateegiliste plaanide jms tellimine, mille eesmärk on selgitada välja parim/sobilikum agentuur antud tellimuse täitmiseks.
Tellimuse all mõeldakse nii konkreetset ühekordset tööülesannet kui ka sellist tööd, mille eesmärk on leida agentuur pikaajaliseks regulaarseks koostööks kliendi või tema brandi reklaamimisel.
Katsed kasutada konkurssi agentuuridelt kavandite, strateegiate ja muude pakkumiste saamiseks ilma kavatsuseta neid ära osta ja plaaniga konkursi materjale hiljem oma reklaamis ise kasutada ei ole õiguspärased, sest pakkumistes esitatud autoriõigusega kaitstud lahenduste kasutamine on lubatud ainult autori, st agentuuri nõusolekul.
Reklaamiagentuuride konkursiga ei ole tegemist juhul, kui klient küsib agentuuridega tutvumiseks ülevaateid reklaamibüroode tööpõhimõtete, hinnakujunduse, personali või muude firmaesitlusega hõlmatud asjaolude kohta.
Mida tuleks meeles pidada konkursside korraldamisel
Konfidentsiaalsus
Konkursside korraldamisel saab agentuur informatsiooni kliendi ja tema toote või teenuse kohta ning klient saab informatsiooni agentuuride pakkumistes esitatud kavandite, strateegiate, plaanide ja muude reklaammaterjalide kohta. Agentuur ja klient peavad käsitlema kogu konkursi käigus vastastikku saadud informatsiooni kui konfidentsiaalset, mida ei avaldata kolmandatele isikutele.
Seega ei avalikusta klient agentuuridelt ega agentuurid kliendilt teise poole äritegevuse kohta saadud informatsiooni, samuti pakkumiste ega läbirääkimiste sisu. Klient ei tohi edastada läbirääkimistel saadud informatsiooni teistele pakkujatele.
Võrdne kohtlemine
Konkursi korraldaja peab kõiki konkursile kutsutuid ja konkursil osalejaid kohtlema võrdselt, st ühelegi osalejale ei tohi anda eeliseid ei täiendava informatsiooni, aja, tasu ega muu näitaja osas.
Konkursile kutsumine
Keda kutsuda?
Kui klient on reklaamiagentuuride tegevust jälgides ning vajadusel ka reklaamiagentuuridega tutvumise tulemusena enda jaoks välja kujundanud konkreetsed eelistused, siis teeb klient tema poolt väljavalitud agentuuridele üheaegselt nimeliselt konkreetse pakkumise konkursil osalemiseks.
Kuidas kutsuda?
Konkursile kutsumiseks tuleb kliendil koostada konkursi kutse ja konkursi lähteülesanne, mida koos nimetatakse konkursi dokumentideks. Mida täpsemalt ja põhjalikumalt on nimetatud dokumendid koostatud, seda vähem on konkursi osas võimalikke hilisemaid vaidlusi ja seda asjakohasemad on agentuuride pakkumised.
Konkurss algab kliendi poolt kirjalike konkursidokumentide saatmisega tema poolt väljavalitud agentuuridele.
Mida kutsele kirjutada?
Konkursi kutses peaks olema märgitud vähemalt alljärgnev informatsioon:
kes on konkursi korraldaja
millisest konkursist kutsutakse osa võtma (konkursi nimi)
konkursile kutsutud agentuuride nimekiri
konkursi eesmärk (mis toodet/teenust reklaamitakse, planeeritud kampaania ulatus ja territoorium, kasutusaeg jms)
töö esitamise tähtaeg ja koht
töö esitamise vorm (millisel andmekandjal, mitmes eksemplaris, kas posti teel, käsipostiga või elektroonilisel kujul jmt)
kust saab konkursi kohta täiendavat informatsiooni
mitme pakkuja poolt ühise pakkumise esitamise võimalus ja kord, kui klient seda lubab
pakkumiste hindamise kriteeriumid või põhimõtted
võitjate selgitamise tähtajad ja sellest teatamise kord
osalejate kulude kompenseerimise ja võidutöö(de) tasustamise tingimused (kas osalejate kulud kompenseeritakse või mitte; kui kompenseeritakse, siis tasu suurus, maksetähtaeg jms)
konfidentsiaalsusnõuded
esitatud tööde autoriõiguse või muu sellesarnase õiguse või omandi üleandmise kohustused
esitatud tööde edasine saatus (mis tingimustel esitatud tööd tagastatakse)
muud tingimused, mida kutsuja oluliseks peab
Mida peaks konkursi lähteülesanne sisaldama?
Konkursi kutsele lisatud lähteülesandes tuleks täpselt määratleda konkursi eesmärgist lähtuv tellimuse sisu: mis on reklaamiagentuuridelt tellitava töö eesmärk, milliseid plaane, loovlahendusi ja muid materjale soovib klient saada ja kuidas need tuleb vormistada, planeeritav eelarve jmt. Lähteülesandes peab sisalduma ka piisav informatsioon selle toote või teenuse (sh toote/teenuse omaduste, turuosa, tarbija jmt) kohta, mille reklaamimiseks kampaaniat planeeritakse. Lähteülesande koostamisel soovitame aluseks võtta ERALi poolt välja töötatud briifingu formaadi (VIIDE). Mida täpsem ja informatsioonirikkam on lähteülesanne, seda parema kvaliteediga pakkumisi saavad agentuurid esitada ja seda tulemuslikum on konkurss.
Mida peaks arvestama konkursikutsete saatmisel?
Kõikidele kutsututele peab kutse ja kogu muu konkurssi puudutav informatsioon olema võrdselt kättesaadav, st konkursi vältel tuleks kõiki osalejaid võrdselt kohelda. Nimelised konkursikutsed koos lähteülesandega (konkursi dokumendid) edastatakse kõigile osalejatele üheaegselt ja samas mahus.
Täiendav informatsioon
Konkursil osalejatel peaks olema õigus saada selgitusi ja lisainformatsiooni kutse või selle dokumentide kohta. Kui agentuurile antud täiendav informatsioon ei ole konkursi osas olulise tähtsusega, st ei täpsusta konkursi või lähteülesande sisu või tingimusi, antakse lisainformatsioon ainult selle küsijale. Kui aga agentuuri poolt esitatud küsimus ja vastuseks saadav lisainformatsioon on konkursi osas olulise tähtsusega ja võimaldab lähteülesannet või osalemistingimusi olulisel määral täpsustada, tuleks kliendi poolt kirjalikult saata talle esitatud küsimus koos omapoolse vastusega üheaegselt nii informatsiooni küsijale kui ka teistele konkursil osalevatele agentuuridele. Arvestada tuleks seda, et täiendavat olulist informatsiooni tohiks anda mitte hiljem kui 15 (viisteist) päeva enne konkursitööde esitamise tähtaega, et kõik osalejad saaksid seda oma pakkumiste tegemisel arvestada. Kui mõni kutsutud agentuur on kliendile kirjalikult teatanud oma loobumisest, siis sellele agentuurile täiendavat lisainformatsiooni ei saadeta.
Konkursist osavõtuks tehtavate kulutuste hüvitamine
Klient märgib kutses ära, kas agentuurile kompenseeritakse pakkumise ettevalmistamisega seotud kulud või mitte, ja kui kompenseeritakse, siis mis ulatuses. Kompensatsiooni suurus peaks olema sõltuvuses ülesande püstitusest – mida mahukamat ja keerukamat tööd tellitakse, seda suuremad on ka eeldatavad konkursi ettevalmistamise kulud agentuuridel. Enamasti on otstarbekas enne kutse saatmist igalt konkursile kutsutavalt agentuurilt järele uurida, kas ja missugustel tingimustel nad oleksid nõus konkursil osalema ning kui suurt kompensatsiooni nad osalemise eest eeldaksid. Viimasest lähtudes saab korraldaja ettekujutuse, kui suur kompensatsioon tagaks tema poolt valitud agentuuride osalemise konkursil. Lähtudes võrdse kohtlemise printsiibist peab kompensatsioon olema võrdne kõikidele konkursil osalejatele.
Klient kompenseerib osalemiskulud kutses määratud ajal ja vormis vastavalt kutses märgitud määrale. Samadel tingimustel korvatakse ka konkursi võitja osalemiskulud. Klient võib lisaks määrata ka võidupreemia(id). Võidupreemia suurus peab olema fikseeritud konkursi dokumentides. Reklaamiagentuuril ei ole õigust nõuda konkursitöö eest rohkem raha, kui on kokku lepitud.
Konkursitööde vastuvõtmine
Kuidas peaks agentuur oma konkursitöö esitama?
Agentuuri pakkumine tuleb esitada kutses nimetatud vormis ja tähtajaks ning see peab vastama lähteülesandele. Pakkumise saatmisel postiga jääb saadetise kaotsimineku risk või hilinemisega kohalejõudmise risk agentuuri kanda. Pakkumise saatmisel käsipostiga annab klient agentuuri nõudmisel pakkumise kättesaamise kohta kirjaliku tõendi, milles on fikseeritud konkursitöö vastuvõtmise kuupäev, kellaaeg ja vastuvõtja nimi ning allkiri.
Agentuur võib oma pakkumist muuta (esitada pakkumise juurde lisamaterjale, pakkumise välja vahetada) ainult enne tööde esitamiseks määratud tähtpäeva saabumist. Pakkumises võib agentuur esitada tööde erinevaid variante. Agentuuril on õigus igal ajal oma pakkumine tagasi võtta.
Pakkumiste avamine
Pakkumiste avamiseks loetakse hetke, mil klient fikseerib konkursi kutses märgitud ajahetkel kõik konkursile tehtud pakkumised. Klient lükkab tagasi need pakkumised, mis on esitatud hilinemisega või pakkumiste korda rikkudes või mis ilmselgelt ei vasta konkursi lähteülesandele (esineb olulisi sisulisi kõrvalekaldumisi kutse dokumentides esitatud tingimustest). Klient saadab 3 (kolme) päeva jooksul vastava kirjaliku teate agentuurile, kelle töö ei vasta konkursi tingimustele või saabus hilinemisega ja ei osale hindamisel.
Pärast pakkumiste avamist ei tohi klient täiendavaid pakkumisi ega pakkumiste muudatusi agentuuridelt vastu võtta.
Mida teha siis, kui määratud tähtpäevaks pakkumisi ei laeku?
Juhul, kui kutses määratud tähtpäevaks pakkumisi ei tehta, loetakse konkurss läbikukkunuks. Klient võib välja kuulutada uue konkursi samadel või muudetud tingimustel.
Mis saab siis, kui korraldaja soovib konkursi tingimusi muuta või konkursist loobuda?
Konkursi tingimusi võib muuta või konkursist loobuda üksnes siis, kui selline õigus on konkursi dokumentides fikseeritud. Konkursi tingimuste muutmisest või konkursist loobumisest tuleb agentuure teavitada kirjalikult viivitamatult, kuid mitte hiljem kui 2 (kahe) päeva jooksul konkursi tingimuste muutmise või konkursist loobumise otsuse vastuvõtmisest.
Konkursi tingimuste muutmise või konkursist loobumise korral tasub klient kõikidele osalejatele osalemiskompensatsiooni hiljemalt 10 (kümne) päeva jooksul alates konkursi tingimuste muutmisest või konkursist loobumise otsuse vastuvõtmisest. Konkursi edasise kulgemise kohta sõlmitakse osalejatega täiendav kokkulepe, mis sisaldab ka igale agentuurile osalemise eest tasutava kompensatsiooni määra.
Konkursitööde hindamine
Kuidas konkursile esitatud töid esitletakse ja hinnatakse?
Klient võrdleb konkursile esitatud pakkumisi ja hindab neid kutses või muus konkursidokumendis märgitud hindamiskriteeriumide alusel. Hindamise alused määrab kindlaks Klient vastavalt oma soovidele ja vajadustele. Reklaamiagentuuride esindajatele tuleb jätta võimalus oma plaani, kavandi, lahenduse jne suuliseks esitlemiseks. Klient kooskõlastab iga agentuuriga tema poolt esitatud töö esitlusaja ja pakkumiste hindamine toimub pärast esitlusi.
Millal peaks hindamine toimuma?
Hindamine peab toimuma mitte hiljem kui 1 (ühe) kuu jooksul arvates pakkumiste esitamise tähtpäevast. Klient teeb hindamistulemused kõikidele osalenud agentuuridele teatavaks kutses märgitud viisil ja tähtajaks. Kui kutses pole teatamise aega märgitud, tuleb otsused teha teatavaks hiljemalt 3 (kolme) päeva jooksul otsuse vastuvõtmisest arvates.
Kas agentuur saab konkursi korraldaja otsuseid vaidlustada?
Kliendi poolt tehtud otsus esitatud pakkumiste eelistuse osas on siduv ning seda ei saa vaidlustada.
Pakkumise kutse dokumentide ja pakkumise tagasilükkamise või muu konkursi tingimuste rikkumise osas võib agentuur esitada kliendile vaidlustuse, kui ta leiab, et tema õigusi on rikutud. Vaidlustus tuleb esitada 7 (seitsme) päeva jooksul arvates päevast, mil agentuur sai teada või pidi saama teada oma õiguste rikkumisest. Vaidlustus kutse või kutse dokumentide kohta tuleb esitada enne pakkumiste avamist. Vaidlustuses tuleb ära näidata vaidlustuse sisu ja põhjus, miks agentuur loeb seda oma õigusi rikkuvaks või huve kahjustavaks. Samuti tuleb lisada selgelt väljendatud taotlus.
Vaidlustus tuleb läbi vaadata 10 (kümne) tööpäeva jooksul vaidlustuse esitamise päevast arvates. Vaidlustus tunnistatakse kliendi poolt põhjendatuks või jäetakse rahuldamata.
Agentuur võib igal ajal oma vaidlustusest loobuda.
Vaidlustuse esitamisest olenemata on agentuuril õigus esitada konkursi tingimuste rikkumise tõttu tekitatud kahju hüvitamise nõue konkursi korraldaja vastu.
Lepingu sõlmimine, õiguste omandamine, konkursitööde tagastamine
Kellega tuleks sõlmida leping?
Tööde teostamise lepingu sõlmib klient reeglina konkursi võitjaga. Kui klient ja konkursi võitja lepingutingimuste osas kokkuleppele ei jõua, on kliendil õigus alustada läbirääkimisi ja sõlmida leping paremuselt järgmise pakkujaga. Klient võib sõlmida lepingu ka rohkemate konkursil osalenutega, kui need sellega nõustuvad. Sõlmitavas lepingus tuleb kindlasti fikseerida ka autoriõiguse või muude sellesarnaste õiguste üleandmise küsimused, mis ei tohiks olla agentuurile halvemad kui kutse dokumentides fikseeritud. Klient võib jätta ka lepingu sõlmimata, kui ta leiab, et ta ei soovi alustada koostööd ühegi konkursil osalenud firmaga. See ei vabasta teda aga kutses fikseeritud lubaduste ning osalejatega sõlmitud lepete täitmisest.
Mida tuleks arvestada autoriõiguse küsimuste reguleerimisel?
Konkursi korraldaja peaks meeles pidama, et autoriõigusega kaitstavate tööde osas tuleb lähtuda autoriõiguse seadusest ja selliste tööde puhul (joonistused, visandid, presentatsioonid, audiovisuaalsed teosed, stsenaariumid, reklaamtekstid, sloganid, fotograafiateosed jmt teosed) tuleb autoriõiguse küsimused iga kord kirjalikult agentuuriga kokku leppida. Vastavalt seadusele on autoriõigusega kaitstavad mitte üksnes teosed, vaid ka nende loomise vaheetapid (eskiisid, visandid, plaanid, joonised jmt). Kõige levinum eksiarvamus on, et juhul, kui klient on agentuurilt töö tellinud ja selle eest tasunud, on kliendil ka piiramatu õigus tööd kasutada. Paraku see nii ei ole. Omandiõigus ei ole sama mis autoriõigus, mistõttu asja omandamisega ei omandata veel sellele autoriõigust. Seaduse kohaselt tekivad teose loojal ehk autoril, kelleks on agentuur, teose suhtes kahesegused õigused: autori isiklikud õigused ja varalised õigused. Isiklikud õigused on autori isikust lahutamatud ning ei ole üleantavad, autori varalised õigused on aga üleantavad kas üksikute õigustena või õiguste kogumina. Igasugune autori varaliste õiguste üleandmine saab toimuda kas autori poolt oma õiguste üleandmisega (loovutamisega) või autori poolt antud loa (litsentsi) alusel. Selleks tuleb agentuuri ja teost kasutada sooviva isiku vahel sõlmida kirjalikult nn autorileping (autoriõiguste varaliste õiguste kasutamise leping). Autorilepingus määratakse ära, mis ulatuses, eesmärgil, viisil ja vahenditel, ajal ja territooriumil võib teost kasutada ja missugune on autorile teose kasutamise eest makstav tasu.
Igasugune teoste kasutamine ilma sellist kokkulepet omamata või kasutamine kokkulepitust erinevalt (muudetud ulatuses, eesmärgil, vahendite või viisidega, ajal ja territooriumil jmt) ei ole lubatud. Autoriõigusel on palju erisusi ning alati on mõistlik eelnevalt vastava ala asjatundjalt nõu küsida.
Klient peaks seega enne konkursi dokumentide saatmist endale selgeks tegema, kui kaua, kus ja kuidas ta agentuuri poolt loodud või valmistatud reklaammaterjali kasutada soovib. Ekslik on arvamus, et kliendile on alati kõige kasulikum hankida endale kõik autoriõiguse varalised õigused ilma piiranguteta. Enamikul juhtudel pole see otstarbekas, sest autorile (sh ka agentuuri koostööpartneritele: modellidele, heliloojatele jne) makstava tasu suurus sõltub enamasti sellest, kui palju ja kui kauaks ta oma varalisi õigusi üle annab. Kindlasti on mõistlik kliendil saada endale piiranguteta kasutusõigus näiteks loodavale firmagraafikale või kaubamärgile. Kui aga valmistatakse reklaammaterjal ühekordse kampaania tarvis, siis pole mõtet osta endale reklaammaterjalide kasutusõigust kauemaks ja suuremas kasutusmahus, kui tegelikult on vaja.
Seega peaks klient fikseerima konkursi dokumentides vajalikud nõuded autoriõiguse varaliste õiguste üleandmise osas, sest see on agentuurile pakkumise tegemisel oluline.
Kuidas toimida siis, kui korraldaja on parima pakkuja välja valinud, aga tahaks kasutada ka mõnda osa teise pakkuja tööst?
Sellisel juhul sõlmib Klient parima pakkujaga lepingu tööde teostamiseks ja üritab sõlmida teise pakkujaga autorilepingu vastava teose (foto, joonise, stsenaariumi, reklaamteksti, slogani jmt) kasutamiseks. Autorilepingus lepitakse kokku kasutusõiguse üleandmise ulatus ja tasu suurus. Kokkuleppe mittesaavutamisel on agentuuri tööde kasutamine nii tervikuna kui osaliselt ebaseaduslik.
Mis õigused on agentuuril, kellega konkursi korraldaja ei sõlminud töö teostamise lepingut ega autorilepingut pakkuja töö kasutamise kohta?
Sellised pakkujad võivad oma pakkumises sisaldunud töid (kavandid, ideed, strateegiad jmt) kasutada ise ja pakkuda müügiks kõikidele soovijatele, kaasa arvatud konkursi korraldaja konkurendid. Seejuures on nad kohustatud kinni pidama konfidentsiaalsuse nõudest ning mitte avaldama kliendi saladusi kolmandatele isikutele.
Kas konkursile saadetud tööd tuleb tagastada?
Agentuuril, kellega ei ole sõlmitud tellimuse täitmise lepingut, on alati õigus kliendi poolt konkursi kutses määratud tähtaja jooksul oma töö peale konkursi lõppu kliendilt tagasi võtta. Agentuuril, kellega on sõlmitud autorileping tema tööst mõne osa kasutamiseks, on alati õigus kliendi poolt konkursi kutses määratud tähtaja jooksul peale konkursi lõppu võtta kliendilt tagasi oma töö see osa, mille kohta ei ole autorilepingut sõlmitud.
Juhendi järgimine
Juhend on pälvinud Konkurentsiameti heakskiidu, kinnitatud Eesti Reklaamiagentuuride Liidu üldkoosoleku otsusega 11.09.2003 ja ERAL soovitab seda järgida nii oma liikmetel kui ka kõikidel teistel agentuuridel ja firmadel, kes konkursse korraldavad ja neis osalevad. ERAL teavitab Eesti Kaubandus-Tööstuskoda ja Riigihangete Ametit käesolevast juhendist ning tegutseb nii, et selle põhimõtted muutuksid Eestis üleüldiseks äritavaks.
